Fungsi Sekretaris
Fungsi Sekretaris - Istilah sekretaris berasal dari bahasa latin, yaitu “secretum” yang artinya rahasia. Makna rahasia disini adalah orang yang memegang rahasia.
Ada banyak sekali pengertian sekretaris yang di jelaskan oleh para ahli. Salah satunya penjelasan dari M. Braum dan Ramon, yang mengatakan bahwa sekretaris merupakan seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.
Tugas Sekretaris dalam Organisasi
Jadi intinya, sekretaris adalah seseorang, baik pegawai maupun karyawan yang mempunyai tugas yang berhubungan dengan rahasia suatu oragnisasi atau perusahaan. Seorang sekretaris adalah seseorang yang membantu pemimpin, baik oragnisasi maupun perusahaan, terutama dalam penyelenggaraan kegiatan yang berhubungan dengan masalah administratif penunjang kegiatan pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.
pengertian dan fungsi sekretaris
www.bluevasemarketing.com
Dalam sebuah perusahaan, sekretaris mempunyai dua fungsi jika dilihat dari ruang lingkup tugasnya, yaitu fungsi primer dan fungsi sekunder.
1. Fungsi Primer
Fungsi primer dari seorang sekretaris adalah memberikan pelayanan jasa administratif penunjang kegiatan operasional suatu organisasi maupun perusahaan melalui skill atau keterampilan yang dia miliki seperti pengetikan, pengelolaan surat dan arsip-arsip lainnya, membuat agenda, penanganan telepon, dan lain-lain.
2. Fungsi Sekunder
Fungsi sekunder dari seorang sekretaris adalah ikut menjamin kelancaran kegiatan suatu organisasi atau perusahaan dan bertanggung jawab akan aktivitas rutin yang dilakukan di kantor dengan memanfaatkan pengetahuan yang dimiliki seperti ilmu tentang perbankan, hubungan antar manusia, bisnis perusahaan, teknik persiapan rapat, komunikasi, statistik dan keuangan serta ilmu yang lain-lain.
Sekretaris memiliki tugas yang jika dilihat dari ruang lingkupnya dibagi menjadi 8, yaitu:
1. Tugas rutin. Tugas ini merupakan macam-macam tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa ada perintah. Tugasnya antara lain: membuka surat-surat, menerima dikte pimpinan, menerima tamu, menerima telepon, menyimpan arsip atau surat, menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan dan lain-lain.
2. Tugas khusus. Tugas ini merupakan sebuah tugas yang diperintahkan secara langsung oleh pimpinan dengan penyelesaian tugasnya secara khusus. Tugas ini diberikan karena terdapat kepercayaan dari seorang pemimpin ke sekretaris. Tugasnya antara lain: menyusun surat-surat rahasia (confidential, mengonsep surat-surat perjanjian kerjasama dengan relasi maupun instansi luar, menyusun acara pertemuan bisnis, mengurus pembelian kado ataupun cindera mata dan lain-lain.
3. Tugas istimewa. Tugas ini menyangkut keperluan pimpinan, seperti: membetulkan meja dan perlengkapan yang dibutuhkan pimpinan, bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan berbagai informasi kepada relasi, mengingatkan pimpinan membayar iuran maupun asuransi dari suatu badan atau dari suatu instansi, menghadiri berbagai rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan saat rapat, mengadakan pemeriksaan peralatan kantor dan lain-lain.
4. Tugas Sosial. Tugas ini meliputi: mengurusi rumah tangga kantor atau perusahaan, mengatur berbagai penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan undangannya dan lain-lain.
5. Tugas Keuangan. Tugas ini mengurusi masalah keuangan yang dinamakan dengan petty cash (uang cadangan atau kas kecil). Tugas ini antara lain: mengurusi urusan keuangan pimpinan di Bank, membayar rekening-rekening, pajak dan sumbangan dana atas nama pimpinan perusahaan, menyimpan berbagai macam catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan juga penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari dan lain-lain.
6. Tugas sebagai resepsionis. Tuganya antara lain: menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mencatat berbagai janji untuk pimpinan, menyusun acara kerja pimpinan sehari-hari, dan lain-lain.
7. Tugas incidental. Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan antara lain: menyiapkan laporan, menyiapkan agenda rapat, menyiapkan pidato/pernyataan pimpinan, membuat ikhtisar dari berbagai berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, brosur, majalah dan berbagai macam media lain, yang ada kaitannya dengan kepentingan kantor atau perusahaan dan lain-lain.
8. Tugas dalam Business Meeting (pertemuan bisnis). Tugas ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.
freepik.com
freepik.com
Setelah mengetahui fungsi dan tugas dari sekretaris, selanjutnya kita akan membahas apa saja persyaratan yang harus dimiliki jika kamu ingin menjadi seorang sekretaris. Ini dia beberapa syarat-syaratnya.
Syarat Kepribadian/Personalitas
Salah satu hal yang sangat diperhatikan ketika kamu ingin menjadi seorang sekretaris adalah memiliki kepribadian atau personalitas yang baik. Karena, sebagai seorang sekretaris kita pasti akan dihadapkan oleh tugas yang banyak seperti yang sudah dijelaskan dalam bagian awal serta akan bertemu dan berkomunikasi dengan banyak orang.
Oleh karena itu kamu harus memastikan memiliki kepribadian yang baik dan cemerlang. Berikut ini beberapa poin kepribadian yang harus kamu miliki.
– Bersikap ramah dengan siapapun.
– Sabar.
– Simpatik dan peka.
– Berpenampilan yang baik.
– Pandai dan mudah bergaul dengan banyak orang.
– Dapat dipercaya ketika diberi amanah.
Syarat Pengetahuan/Pemahaman Ilmu
Syarat kedua yang harus dimiliki oleh sekretaris adalah memiliki pengetahuan serta pemahaman ilmu yang luas. Dalam hal ini pengetahuan yang dimaksud adalah pengetahuan umum dan pengetahuan khusus sesuai dengan bidang atau sektor tempat kita bekerja.
Syarat-syarat yang mencakup pengetahuan serta pemahaman ilmu adalah:
– Menguasai bahasa Indonesia dan bahasa Inggris secara aktif maupun pasif.
– Mengetahui visi dan misi dari perusahaan.
– Mengetahui tentang tata cara kearsipan dan administrasi.
Syarat Keahlian/Hard Skills
Syarat yang terakhir adalah keahlian atau hard skills. Keahlian ini sangat penting untuk dimiliki oleh setiap sekretaris karena nantinya akan berguna dalam menunjang kinerja sekretaris dalam bekerja. Ini dia beberapa hard skills yang perlu kamu ketahui dan miliki:
– Mampu membuat dan menyusun laporan.
– Mampu menguasai bahasa Indonesia dan bahasa Inggri secara aktif dan pasif.
– Mengerti cara berkomunikasi via telepon.
– Mengetahui cara menulis surat formal.
Demikian penjelasan singkat mengenai pengertian, fungsi, tugas, dan syarat menjadi sekretaris dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Semoga bermanfaat.
